Bar & Keuken Regelement
De organisatie is als volgt vormgegeven:
Barcommissie
De barcommissie is verantwoordelijk voor:
1. de exploitatie van bar en keuken;
2. het op peil houden van de voorraad (producten, schoonmaak-,
gebruiksmiddelen, etc.);
3. inrichting bar, keuken en clubhuis;
4. het organiseren van de schoonmaak.
Barzaken
De bar vormt een stralend middelpunt van ons verenigingsleven.
Het is dé plek waar sporters, ouders, familie, vrienden en ook andere gebruikers van ons clubhuis elkaar dagelijks mogen ontmoeten.
Jong en oud, het komt hier allemaal samen voor de sportprestatie, de gezelligheid, een hapje en een drankje.
Als club, als vereniging, zijn we in de gelukkige omstandigheid dat ons clubgebouw ons eigendom is. Hier zijn we trots op!
Gebruik en beheer van ons verenigingsgebouw verlangt een grote verantwoordelijkheid.
Laag houden van de kosten, optimaal gebruik van de faciliteiten, voldoen aan wet- en regelgeving, op orde houden van opstal en inboedel, het vraagt best wel wat.
Tegelijkertijd willen we de leden ook de nodige ruimte bieden om te sporten, te genieten en zich verder te ontplooien.
Een goed functionerende bar en keuken zijn hierbij essentieel. Inzet van vele vrijwilligers is hierbij noodzakelijk.
Aangezien ‘goed functioneren’ nu eenmaal niet vanzelf gaat, zijn afspraken en procedures m.b.t. bar en keuken vastgelegd in een handboek.
Het bestuur is er van overtuigd dat het naleven van de regels en afspraken helpt bij de verdere uitbouw van ons sv Alphen clubgevoel.
Heb je vragen? Stuur een mail naar barcommissie@svalphen.nl
Opening bar Tijdens de sportdagen zijn bar & keuken in principe geopend. Daarnaast kan de bar bij bijzondere evenementen of op specifieke wedstrijden geopend zijn.
De exploitatievergunning vormt de basis voor opening en sluiting.
GEEN BARMEDEWERKERS = GEEN BAR OPEN
Voorwaarden voor opening van bar & keuken zijn:
1. De barcommissie is geïnformeerd en akkoord;
2. Een barhoofd is beschikbaar met eindverantwoordelijkheid over bar en
keuken;
3. De barhoofd wordt bijgestaan door geselecteerde of aangewezen
barmedewerker(s);
4. Er vindt geen vrije inloop achter de bar plaats.
5. Het is voor iedereen onder de 16 jaar verboden zich achter de bar te
begeven.
Op het moment dat de barcommissie niet op de hoogte is en er geen officiële barbezetting is, blijven bar en keuken dicht.
Toegang tot de verenigingsruimte is wel mogelijk.
In principe zijn bar & keuken op de volgende momenten geopend:
Dag Omschrijving Open Dicht
Maandag Training luchtschietsport 19.00 23.00
Dinsdag Training Handboogschieten 19.00 23.00
Woensdag Training Handboogschieten 19.00 23.00
Donderdag Luchtschietsport 19.00 23.30
Vrijdag Action Air / Klaverjassen 19.00 23.30
Zaterdag Training Handboog 09.00 14.00
HFT schietsport 12.00 16.00
Zondag HFT schietsport 14.00 17.00
Organisatie van en toegang tot bar Het gebruik van bar & keuken is aan diverse regels gebonden.
Bar & keuken worden in eigen beheer geëxploiteerd.
Barhoofd
Een barhoofd, barverantwoordelijke, is een vrijwilliger die de coördinatie tijdens een bardienst oppakt.
Een barhoofd:
1. Is minstens 18 (achttien) jaar oud;
2. Is betrokken bij de vereniging, als lid of als ouder/verzorger van
minderjarige verenigingsleden;
3. Is bekend met alle procedures rond bar & keuken;
4. Heeft een Instructie Verantwoord Alcoholschenken (IVA) gevolgd;
5. Staat als zodanig bij de barcommissie geregistreerd.
6. Is bekend met de werkzaamheden van de alarm installatie.
Barmedewerker
Een bardienst wordt veelal door één barmedewerkers en één barhoofd vervuld. Deze bardienst duurt doorgaans vier uur.
Binnen onze vereniging is het volgende afgesproken, dat elke barmedewerker minimaal 16 jaar oud is en representatief over komt.
Toegang tot bar & keuken
Naast de hierboven officieel aangewezen personen hebben de volgende personen toegang tot bar & keuken:
1. Bestuursleden
2. Organisatoren van een evenement met barverantwoordelijkheid.
Alle overige personen hebben geen toegang tot de bar & keuken.
Bardiensten
Het barrooster kan ook via de website worden ingezien.
Na het barmedewerkersoverleg wordt het rooster van het nieuwe seizoen gemaakt. Het kan echter voorkomen dat in bepaalde situaties de barmedewerker geen bardienst kan vervullen.
Hij/Zij dient zelf voor vervanging te zorgen.
Barmedewerkers met tel. nr. Staan op de lijst in de bar/keuken.
Betaalfaciliteiten
Pinnen? Ja, graag !
Maar let op… sv Alphen wil liever pinnen dan ‘afrekenen met cash.
Er kan bij sv Alphen met een PIN pas worden afgerekend.
Cash geld wordt liever niet meer geaccepteerd. Dit scheelt enorm in de administratieve afhandeling en is bovendien een stuk veiliger.
Alle verkoop dient ter plaatse te worden afgerekend tegen de voorgeschreven prijzen.
Er is geen mogelijkheid om op rekening producten aan te schaffen.
Wel kunnen sv Alphen tijdens de sportavonden en overige activiteiten gebruik maken van een turflijst. Voor vertrek worden deze lijsten afgerekend.
Wanneer een lid naar huis is gegaan en niet heeft afgerekend kan dat lid bij het volgende bezoek geen consumpties bestellen voordat de oude bon is afgerekend.
Komt het lid een aantal weken niet dan zal een factuur met 20% opleggeld verstuurd worden naar het desbetreffende lid.
Arrangementen
Wanneer er een evenement plaats vindt zal de leidingevende daarvan zorgdragen over barafspraken en betalingen.
Evenementen
Bij sv Alphen maken we onderscheid tussen kleinschalige en grootschalige evenementen.
Kleinschalig evenement:
Deze categorie evenementen zijn kleinschalig en kunnen alleen binnen de grenzen van de exploitatievergunning plaatsvinden. Deze evenementen zullen niet leiden tot extra overlast in de omgeving en vragen geen specifieke organisatorische maatregelen als beveiliging, controle, etc.
Kleinschalige activiteiten moet men wel zelf organiseren, denk aan een oefenwedstrijd of klein toernooitje, of gezamenlijk eten.
Voorwaarden hierbij zijn:
1. Bij een oefenwedstrijd: er is overleg geweest met het bestuur en deze is
akkoord;
2. Er is overleg geweest met de barcommissie en deze is akkoord;
3. Het bestuur is geïnformeerd en deze is accoord;
4. Er is een barhoofd beschikbaar bijgestaan door één of meerdere
vrijwilligers, lieft uit de organisatie. Het barhoofd is onafhankelijk van
het gezelschap en eindverantwoordelijk voor bar & keuken;
5. (Fris)drank en etenswaren worden afgenomen via de bar van sv Alphen.
De barcommissie dient akkoord te geven indien eigen etenswaren
worden meegebracht. Dit betreft producten die niet vergelijkbaar zijn
met het door ons geboden assortiment;
6. Er is volwassen begeleiding bij het jeugdactiviteiten aanwezig;
7. Vooraf is bekend wie aanwezig zal zijn;
8. Na gebruik van de faciliteiten wordt alles netjes opgeruimd en
schoongemaakt;
9. In voorkomende gevallen kan een kleine vergoeding worden gevraagd
voor het gebruik van de faciliteiten.
Grootschalig evenement:
Deze categorie evenementen zijn groot van opzet, is gericht op vele sv Alphen-leden en kan een vergunning van de gemeente verlangenen.
sv Alphen heeft een aantal maal per jaar de mogelijkheid om een vergunning aan te vragen voor dergelijke grote evenementen.
Denk hierbij aan een feest, een toernooi, etc.
Redenen dat een vergunning moet worden aangevraagd zijn:
1. Bar & keuken zijn buiten de bandbreedte van de Exploitatievergunning
geopend;
2. Grote toeloop van publiek en risico voor veiligheid en overlast omgeving; 3. Mogelijke geluidsoverlast en parkeeroverlast voor omwonenden.
4. Schietevenementen buiten het terrein van de sv Alphen. Grootschalige
evenementen staan in principe altijd in het teken van sv Alphen en
hebben een belang voor onze vereniging.
5. Voor externe partijen, privé feestjes (ook van leden), etc. worden ook
deze mogelijkheden geboden.
6. Het is aan het bestuur om hiervan niet of wel van af te willen wijken.
7. Aanvragen bijzonder evenement Kleinschalig evenement:
Kleinschalige evenementen hebben instemming nodig van het bestuur,
functionarissen en barcommissie. Een verzoek voor een kleinschalig
evenement wordt ingediend via de functionarissen naar het bestuur.
Bij voorkeur vindt dit 4 weken voor aanvang plaats.
In deze aanvraag wordt opgenomen:
1. Wie de organisatoren zijn
2. Datum + aanvang-/eindtijd
3. Korte beschrijving
4. Doelgroep & omvang
5. Begeleiding tijdens evenement
6. Wensen t.a.v. geboden assortiment
7. Toestemming van het bestuur
Indien gebruik van één of meerdere schietdiciplines gewenst zijn, dient de aanvraag tevens naar de functionarissen verstuurd te worden.
De barcommissie checkt de aanvraag op uitvoerbaarheid en risico.
Na enkele dagen krijgt de aanvrager te horen of de activiteit door kan gaan en welke randvoorwaarden er zijn (welke onderdelen de aanvrager moet organiseren, bijv. schoonmaken clubhuis en terras).
Grootschalig evenement:
Grootschalige evenementen hebben instemming nodig van bestuur, functionarissen en gemeente.
Voor evenementen waarvoor een gemeentelijke vergunning noodzakelijk is, zal deze door het bestuur worden aangevraagd.
In de kern komt deze op het volgende neer:
1. Uiterlijk twee maanden voor aanvang van het evenement wordt de
aanvraag schriftelijk ingediend bij het bestuur via een van de
functionarissen.
2. Het bestuur zet de aanvraag uit bij relevante commissies als TC en
barcommissie;
3. Door het bestuur wordt een vergunningsaanvraag bij de gemeente
Alphen aan den Rijn ingediend;
4. Evenement aanvrager krijgt binnen één week van het bestuur te horen
of het evenement door kan gaan (eventueel onder voorbehoud
gemeentelijke vergunning) en welke randvoorwaarden gelden t.a.v.
schoonmaak, bemensing, beveiliging en aangaan financiële
verplichtingen.
Indien het evenement niet door kan gaan, wordt hierbij een duidelijke argumentatie gegeven.
Dagelijks bestuur heeft het recht om een evenement stil te leggen wanneer er niet aan de voorwaarden en afspraken gevolg gegeven wordt.
Voor aanvragen van evenementen en barzaken mailen naar:
barcommissie@svalphen.nl of gerard@svalphen.nl